ظاهر
پیش‌فاکتور
خلاصه کاربردی
پیش‌فاکتور پیشنهاد قیمت رسمی و نزدیک به فاکتور است. می‌توانید آن را مستقیم بسازید یا از پروپوزال تبدیل کنید؛ در صورت نیاز پیش‌پرداخت بگیرید و وقتی قطعی شد، با یک اکشن به فاکتور فروش تبدیل کنید.
اجزا و بخش‌های اصلی
| بخش | توضیح |
|---|---|
| نوع و انتخاب مشتری | حقیقی / حقوقی و جستجوی مشتری ثبت‌شده |
| نحوه فروش | فروش از انبار یا فروش مستقیم (بدون کسر از انبار در این مرحله) |
| شماره پیش‌فاکتور | معمولاً خودکار با الگوی PRO-… (سال کوتاه + شمارنده) |
| تاریخ صدور / سررسید | تاریخ‌های شمسی سند |
| تخفیف | بدون تخفیف، درصدی یا مبلغ ثابت |
| ردیف کالا / خدمت | نام، تعداد، واحد، قیمت، مالیات، جمع؛ در حالت انبار انتخاب انبار و کالا |
| یادداشت و شرایط | توضیحات داخلی و شرایط قابل چاپ |
| ذخیره | ثبت پیش‌فاکتور و رفتن به مشاهده |
اکشن‌های صفحه مشاهده
| اکشن | کاربرد |
|---|---|
| ویرایش | تا قبل از تبدیل به فاکتور |
| تبدیل به فاکتور | ساخت فاکتور با وضعیت پرداخت‌نشده و اتصال به همین پیش‌فاکتور |
| مشاهده فاکتور | اگر قبلاً تبدیل شده باشد |
| ثبت پرداخت / اقساط | پیش‌پرداخت روی پیش‌فاکتور (مشابه منطق فاکتور) |
| چاپ / تنظیمات چاپ | خروجی چاپی برای مشتری |
نکته کاربردی
پیش‌فاکتورهای یک مشتری خاص را از پرونده همان مشتری در تب پیش‌فاکتورها هم می‌توانید ببینید.
راهنمای گام‌به‌گام
گام اول: ایجاد پیش‌فاکتور را باز کنید، مشتری را انتخاب کنید و نحوه فروش را مشخص کنید.
گام دوم: ردیف‌ها را اضافه کنید؛ هر ردیف پیش‌نویس را با تیک تأیید کنید، تخفیف را بگذارید و ذخیره کنید.
در صورت نیاز از مشاهده، پیش‌پرداخت ثبت کنید.گام سوم: وقتی توافق قطعی شد تبدیل به فاکتور را بزنید و ادامه وصول را در فاکتور فروش انجام دهید. سیستم معمولاً هشدار می‌دهد که بعد از تبدیل، ویرایش پیش‌فاکتور محدود می‌شود.
سناریوی استفاده در اصناف مختلف
صنف املاک و مستغلات
پیشنهاد کمیسیون یا پکیج خدمات را پیش‌فاکتور کنید؛ بعد از امضای توافق به فاکتور تبدیل کنید.
صنف فروشگاهی و بازرگانی
برای مشتری عمده قبل از رزرو موجودی، پیش‌فاکتور بفرستید؛ تبدیل به فاکتور با فروش از انبار موجودی را کم می‌کند.
صنف شرکتی و خدماتی
پیش‌پرداخت پروژه را روی پیش‌فاکتور بگیرید؛ باقی را بعد از تبدیل روی فاکتور تسویه کنید.
صنف پزشکی و زیبایی
پکیج چندجلسه را پیش‌فاکتور کنید تا بیمار مبلغ را ببیند؛ بعد از شروع درمان به فاکتور تبدیل کنید.
نکات کلیدی و سوالات متداول
هشدار مهم
پیش‌فاکتور تبدیل‌شده معمولاً قابل ویرایش (و گاهی قابل حذف) نیست و به فاکتور وصل می‌ماند. قبل از تبدیل، تعداد، قیمت و تخفیف را قطعی کنید.
هشدار مهم
اگر ردیف انباری داشته باشد، تبدیل به فاکتور می‌تواند مسیر کسر موجودی / خروج از انبار را فعال کند. موجودی را قبل از تبدیل و وعده تحویل چک کنید.
نکته کاربردی
اگر از پروپوزال آمده‌اید، اقلام از قبل پر می‌شوند؛ فقط وضعیت، تاریخ و تخفیف نهایی را مرور کنید و بعد تبدیل کنید.
نکته کاربردی
پیش‌پرداخت را می‌توانید روی خود پیش‌فاکتور با «ثبت پرداخت» بزنید؛ باقیمانده را بعد از تبدیل روی فاکتور تسویه کنید.
سوال: چرا تبدیل به فاکتور خطا می‌دهد؟ پاسخ: مشتری انتخاب نشده، ردیف‌ها ناقص یا تأییدنشده‌اند، موجودی کافی نیست، یا این پیش‌فاکتور قبلاً تبدیل شده است.
سوال: فرق پیش‌فاکتور داخل پرونده مشتری با این صفحه چیست؟ پاسخ: تب پیش‌فاکتورها فقط اسناد همان مشتری را نشان می‌دهد؛ این صفحه مسیر عمومی ایجاد و تبدیل در مدیریت فروش است.
سوال: می‌توانم چند بار از یک پیش‌فاکتور فاکتور بسازم؟ پاسخ: خیر — هر پیش‌فاکتور معمولاً یک‌بار تبدیل می‌شود. برای فروش بعدی پیش‌فاکتور یا فاکتور جدید بسازید.
سوال: ردیف را اضافه کردم ولی ذخیره نمی‌شود. پاسخ: ردیف‌های پیش‌نویس باید با تیک تأیید شوند؛ نام، تعداد بیشتر از صفر و قیمت کامل باشد. در حالت انبار، انبار و کالا هم الزامی است.
سوال: پیش‌فاکتور را برای مشتری چاپ کردم؛ بعداً قیمت عوض شد. پاسخ: تا قبل از تبدیل ویرایش کنید و دوباره چاپ بفرستید. اگر تبدیل شده، اصلاح را روی فاکتور (در صورت مجاز بودن) یا با توافق مالی جدا پیگیری کنید.
سوال: شماره پیش‌فاکتور با پروپوزال شبیه است؟ پاسخ: هر دو اغلب با پیشوند مشابه سال ساخته می‌شوند ولی شمارنده جدا دارند؛ سند را از عنوان صفحه و وضعیت «تبدیل‌شده» تشخیص دهید.