ظاهر
نامه‌های وارده
خلاصه کاربردی
ثبت و پیگیری مکاتبات ورودی: صندوق، ارجاع‌شده به من، در انتظار اقدام، بررسی، بایگانی و رد. ارجاع اولیه و واحد مقصد اجباری‌اند.
اجزا و بخش‌های اصلی
تب‌ها
ثبت جدید · صندوق ورودی · ارجاع‌شده به من · در انتظار اقدام · در حال بررسی · بایگانی · رد شده
فرم اطلاعات پایه
| فیلد | توضیح |
|---|---|
| شماره نامه | شماره طرف مقابل (اختیاری) |
| شماره ثبت* | شماره دبیرخانه |
| تاریخ نامه / تاریخ ثبت | تاریخ‌ها |
| فرستنده* · سازمان مبدا | فرستنده بیرونی |
| موضوع* | عنوان |
| طبقه‌بندی · اولویت · محرمانگی | طبقه‌بندی‌های استاندارد ماژول |
متن و پیوست
قالب · متن نامه · پیوست‌ها (انتخاب از مدیاسنتر)
پیشرفته
بارکد / QR · تگ‌ها · مهلت · SLA · واحد مقصد* · ارجاع اولیه* (پرسنل)
ستون‌های جدول
شماره ثبت · موضوع · فرستنده · اولویت · وضعیت · مسئول · مهلت
اقدامات جزئیات
شروع بررسی · شروع گردش کار · مرحله بعد گردش · بایگانی · رد نامه · بازگشت به صندوق · امضا (اگر مرحله لازم دارد) · چاپ / PDF
نکته کاربردی
ارجاع گروهی: هر کس زودتر «مرحله بعد» را بزند جلو می‌رود. مسئول را از تب «ارجاع‌شده به من» پیدا کنید.
راهنمای گام‌به‌گام
گام اول: در «ثبت جدید» موضوع، فرستنده، شماره ثبت، واحد مقصد و ارجاع اولیه را پر کنید و ذخیره کنید.
گام دوم: از کارتابل «شروع بررسی» یا «مرحله بعد» بزنید؛ در پایان بایگانی یا رد کنید.
سناریوی استفاده در اصناف مختلف
صنف املاک و مستغلات
استعلام شهرداری با اولویت فوری و مهلت کوتاه.
صنف فروشگاهی و بازرگانی
شکایت گارانتی تأمین‌کننده → واحد پشتیبانی.
صنف شرکتی و خدماتی
نامه اداری با گردش چندمرحله و امضا.
صنف پزشکی و زیبایی
شکایت بیمار با محرمانگی محرمانه/سری.
نکات کلیدی و سوالات متداول
هشدار مهم
اگر مرحله امضا لازم باشد، تا امضا نشود «مرحله بعد» پیش نمی‌رود — امضای دیجیتال.
- سوال: همکاران در ارجاع خالی‌اند؟ پاسخ: پرسنل را در HCMS ثبت کنید.