دبیرخانه هوشمند

خلاصه کاربردی

مرکز مدیریت گردش مکاتبات سازمانی: نامه وارده و صادره، نامه داخلی، ارجاع و SLA، وظایف پیگیری، جلسات و مصوبات، امضا، قالب و گزارش. ماژول عمومی همه صنف‌هاست و به پرسنل و در ارسال پیامک به پیام‌رسان‌ها وصل می‌شود.

اجزا و بخش‌های اصلی

بخش	کاربرد	راهنما
داشبورد	KPI کارتابل، SLA، جلسات	داشبورد
نامه‌های وارده	ثبت، ارجاع، بررسی، بایگانی	وارده
نامه‌های صادره	تدوین، امضا، ارسال، پیگیری	صادره
نامه‌های داخلی	مکاتبه درون‌سازمانی	داخلی
گردش کار و ارجاع	طراح BPMN، SLA، تشدید	گردش کار
وظایف و پیگیری	کانبان/تقویم از روی نامه	وظایف دبیرخانه
جلسات و مصوبات	زمان‌بندی، صورتجلسه، رأی	جلسات
جستجو	فیلتر نامه و سند	جستجو
امضای دیجیتال	سمت‌ها و انواع امضا	امضا
قالب‌ها	قالب نامه و متغیر	قالب‌ها
واحدها و قوانین ارجاع	چارت، جانشین، Rule Engine	واحدها
گزارشات	خلاصه، SLA، واحد، وظیفه	گزارشات
تنظیمات	عمومی، شماره‌گذاری، گردش پیش‌فرض	تنظیمات
صفحات مکمل	پیش‌نویس hub، بایگانی، امنیت (خارج منو)	مکمل

واژه‌نامه کوتاه

مفهوم	مقادیر UI
اولویت	عادی · متوسط · فوری · بحرانی
محرمانگی	عادی · داخلی · محرمانه · سری
طبقه‌بندی	اداری · مالی · فنی · حقوقی · پرسنلی
وضعیت وارده/داخلی	صندوق ورودی · در انتظار اقدام · در حال بررسی · بایگانی · رد شده
مراحل صادره	پیش‌نویس → بررسی → تأیید → امضا → ارسال → بایگانی
SLA	منطبق · در خطر · نقض شده

جریان پیشنهادی

تنظیمات شماره‌گذاری + واحدها → گردش پیش‌فرض
→ ثبت وارده/داخلی یا تدوین صادره → کارتابل / ارجاع
→ امضا (در صورت نیاز) → بایگانی / گزارش

نکته کاربردی

«وظایف و پیگیری» داخل دبیرخانه از مدیریت وظایف (کانبان) جداست. برای اتوماسیون رویداد در کل CRM از ماژول گردش کار استفاده کنید — با گردش کار و ارجاع دبیرخانه یکی نیست.

راهنمای گام‌به‌گام

1. گام اول: در تنظیمات پیشوند شماره و گردش خودکار را تنظیم کنید؛ واحد و سمت را در واحدها بسازید.

2. گام دوم: یک وارده ثبت و ارجاع کنید؛ یا صادره را تا ارسال پیش ببرید.

3. گام سوم: کارتابل و SLA را از داشبورد یا گزارشات پایش کنید.

سناریوی استفاده در اصناف مختلف

صنف املاک و مستغلات

وارده استعلام شهرداری؛ صادره پاسخ خریدار؛ داخلی حقوقی–مشاور؛ قانون ارجاع موضوع رهن.

صنف فروشگاهی و بازرگانی

وارده شکایت/گارانتی؛ صادره اعلامیه قیمت؛ پیگیری تحویل با کد رهگیری.

صنف شرکتی و خدماتی

مکاتبات رسمی، SLA سخت، جانشین مرخصی، مصوبات هیئت‌مدیره، شماره‌گذاری وارده/صادره.

صنف پزشکی و زیبایی

وارده بیمه/شکایت؛ محرمانگی سری؛ امضای پزشک؛ پیگیری درمان — هم‌مسیر مفهومی با نوبت‌دهی.

نکات کلیدی و سوالات متداول

هشدار مهم

بدون فضای کاری (workspace) داده دیده نمی‌شود. ارجاع گروهی: هر کس زودتر «مرحله بعد» را بزند جلو می‌رود؛ اگر مرحله امضا لازم باشد تا امضا نشود مرحله بعد قفل است.

• سوال: نقش‌های رایج؟ پاسخ: کارشناس دبیرخانه · مسئول/مدیر واحد · مدیر دبیرخانه · هر همکار با کارتابل شخصی.